W obszarze prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowania w biznesie, zgodnie z przeprowadzoną analizą podwójnej istotności, kluczowe znaczenie mają dla nas tematy takie jak:
W obszarze ochrony sygnalistów kluczowe jest zapewnienie poufności i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń, co sprzyja budowie transparentności i zaufania.
Wpływ występujący w tym obszarze związany jest ze zwalczaniem wszelkich form korupcji i przekupstwa – brak skutecznych działań może narazić organizację na straty reputacyjne i finansowe.
Ład korporacyjny w Grupie Kapitałowej określa zasady działania organów i kluczowych systemów oraz procesów, kształtuje adekwatne relacje z akcjonariuszami Banku, klientami i pozostałymi interesariuszami. Przyjęte zasady budują zaufanie rynku do Grupy Kapitałowej oraz pośrednio wspierają zrównoważony rozwój i wiarygodność krajowego rynku kapitałowego. Szczególny nacisk kładziemy na profesjonalizm i profil etyczny osób wchodzących w skład organów zarządzających i nadzorujących oraz na przejrzystość i najwyższą staranność w działaniu. W spółkach Grupy Kapitałowej ład korporacyjny opiera się na obowiązujących przepisach prawa, takich jak „Kodeks spółek handlowych” oraz „Prawo bankowe”, a także na wytycznych nadzoru, w tym „Zasadach ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych” opracowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego. W przypadku Banku kluczową rolę odgrywają także dokumenty takie jak „Dobre praktyki spółek notowanych na GPW”, „Rekomendacja Z” dotycząca zasad ładu wewnętrznego w bankach wydana przez KNF oraz „Kodeks Etyki Bankowej” Związku Banków Polskich. Te standardy i wytyczne zapewniają spójność działań, przejrzystość oraz najwyższą jakość zarządzania w ramach Grupy Kapitałowej.
W Grupie Kapitałowej działaliśmy zgodnie z ideą „Santander Way” określającą cel i sposoby naszego funkcjonowania. Nasze trzy wartości korporacyjne – Przyjazny, Rzetelny, Dla Ciebie – określały nasze podejście do klientów, którym oferujemy usługi finansowe oraz pracowników, których zatrudniamy w spółkach Grupy Kapitałowej. Codzienne funkcjonowanie Grupy Kapitałowej wspierał zestaw pożądanych zachowań korporacyjnych. Ich akronim „T.E.A.M.S” (z ang. zespoły), który określał nasze priorytety.
Jako Grupa Kapitałowa działamy etycznie, kierując się wartościami i zasadami zapisanymi w kluczowym dla nas dokumencie, jakim jest publicznie dostępny „Generalny kodeks postępowania”, który obowiązuje we wszystkich spółkach. Określamy w nim szczegółowo zasady etyki pracy w naszej organizacji, prezentujemy przykłady zachowań pożądanych w konkretnych sytuacjach i jasno informujemy o konsekwencjach naruszenia standardów etycznych. Normy Kodeksu adresowane są do wszystkich osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub współpracujących z nami na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym również do kadry kierowniczej najwyższego szczebla oraz członków organów zarządczych i nadzorczych Banku. Proces oceny kultury organizacyjnej jest realizowany zgodnie z założeniami „Polityki kultury organizacyjnej Grupy Santander Bank Polska”. Ocena obejmuje analizę tego, jak wartości są postrzegane wśród kluczowych interesariuszy i satysfakcji klienta.
Zobacz więcej
Wybrane aspekty, których dotyczą postanowienia Kodeksu:
System zgłaszania naruszeń W Grupie Kapitałowej wdrożyliśmy system zgłaszania naruszeń, który zapewnia możliwość raportowania naruszeń i nieprawidłowości przez interesariuszy wewnętrznych oraz zewnętrznych za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.
Pracownicy mogą zgłaszać kwestie związane z m.in. naruszeniami prawa, wewnętrznych procedur czy etycznych standardów zgodnie z „Polityką zgłaszania naruszeń (whistleblowing)”. Zgłoszenia można kierować zarówno anonimowo, jak i jawnie, korzystając z aplikacji Klakson, etycznego telefonu zaufania, adresu e-mail oraz poczty tradycyjnej. Szczegóły tego procesu zostały opisane w sekcji „Nasi pracownicy”. Dodatkowo, w oparciu o zapisy “Procedury zgłoszeń wewnętrznych (ochrona sygnalistów)” zarówno pracownicy, jak i inne osoby, które wiąże z Bankiem kontekst pracy, mogą zgłaszać naruszenia prawa określone w ustawie o ochronie sygnalistów, za pośrednictwem adresu e-mail, poczty tradycyjnej lub podczas spotkania. Zgłoszenia są obsługiwane zgodnie z „Polityką zgłaszania naruszeń (whistleblowing)” oraz „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych (ochrona sygnalistów)”, których postanowienia określają m.in.: zasady: zapobiegania konfliktom interesów na etapie wyjaśniania zgłoszonych spraw, zachowania poufności i anonimowości, braku represji oraz regularnych audytów funkcjonowania modelu zgłaszania naruszeń.
Klienci indywidualni mogą zgłaszać reklamacje, uwagi i problemy: elektronicznie (przez system bankowości elektronicznej, w aplikacji mobilnej lub korzystając z formularza online), telefonicznie, osobiście w dowolnym oddziale lub placówce partnerskiej oraz listownie. Osoby niesłyszące mogą również skorzystać z możliwości wideo rozmowy z pomocą tłumacza języka migowego. Więcej na ten temat znajduje się w sekcji „Nasi klienci”.
Inni interesariusze mogą korzystać z adresu e-mail, zgłosić swoje uwagi i sugestie listownie, telefonicznie lub osobiście w dowolnym oddziale lub placówce partnerskiej.
Zgodnie z upoważnieniem Zarządu Banku za funkcjonowanie procedur zgłaszania naruszeń w Banku odpowiada Chief Compliance Officer, a wyznaczeni pracownicy komórki ds. zgodności są upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, a także prowadzą kwartalne raportowanie wyników przeprowadzonych postępowań do Zarządu.
Członek Zarządu zarządzający Pionem Prawnym i Zgodności, co najmniej raz na pół roku informuje Prezesa Zarządu oraz Radę Nadzorczą o istotnych zgłoszeniach z kanałów whistleblowingowych.
Polityki przeciwdziałania konfliktom interesów obowiązujące w Grupie Kapitałowej oparte są na regulacjach wdrożonych w Banku jako jednostce dominującej. „Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów w Santander Bank Polska S.A.” precyzuje zapisy „Generalnego kodeksu postępowania” nakładając na wszystkich pracowników obowiązek priorytetowego traktowania interesów Grupy Kapitałowej, klientów i innych interesariuszy, których w żadnym wypadku nie mogą podporządkowywać swoim interesom prywatnym.
Zgodnie z Kodeksem pracowników oraz kierownictwo firmy obowiązują między innymi:
„Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów w Santander Bank Polska S.A.” reguluje przypadki konfliktu interesów:
W Banku potencjalne konflikty interesów podlegają ocenie przez ekspertów z Pionu Prawnego i Zgodności. Mają oni prawo zażądać określonych danych lub informacji o warunkach osobistych lub zawodowych, które mogą mieć wpływ na wykonywanie obowiązków przez pracowników i na podejmowane przez nich decyzje.
Członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej Banku zapobiegają konfliktom interesów przede wszystkim przez unikanie aktywności zawodowej, która może prowadzić do ich powstania. Nie wolno im również brać udziału w rozstrzyganiu spraw w przypadku wystąpienia lub możliwości wystąpienia konfliktu interesów, który ich dotyczy. Są ponadto zobowiązani do informowania Banku o takich sytuacjach. Kwestie ewentualnego konfliktu interesów dotyczącego Członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej są badane przed ich powołaniem do tych organów oraz w ramach cyklicznych wtórnych ocen odpowiedniości.
Zobacz więcej
Zgodnie z „Polityką odpowiedzialnej bankowości i zrównoważonego rozwoju” w Grupie Kapitałowej dbamy o poszanowanie zobowiązań w zakresie ESG w całym łańcuchu dostaw. Zarządzanie relacjami z dostawcami opiera się na „Polityce zakupowej”, „Polityce współpracy z dostawcami oraz outsourcingu” i licznych procedurach związanych z zarządzaniem dostawcami. Częścią procesu zakupowego jest ankieta CSR, do której wypełnienia są zobligowani oferenci biorący udział w postepowaniach przetargowych, a jej wyniki stanowią część oceny merytorycznej. W 2024 roku w Banku wprowadziliśmy kompleksowy system badania ryzyka ESG dostawców – jest to krok w kierunku pełniejszej integracji kryteriów środowiskowych, społecznych i ładu korporacyjnego w zarządzaniu relacjami z dostawcami. W 2025 roku wdrożyliśmy „Kodeks ESG dla dostawców Santander Bank Polska”, w którym wskazujemy naszym kontrahentom nasze oczekiwania wobec nich w zakresie minimalnych standardów z obszarach: ochrony środowiska, społecznym i zarządczym. Kodeks jest dostępny w internecie na stronie Relacji Inwestorskich Banku. W pozostałych spółkach Grupy Kapitałowej procedury zarządzania zakupami i umowami obejmują elementy odpowiedzialności społecznej, jednak wyżej wspomniane działania realizujemy na ten moment tylko w Banku.
Tabela
W kontaktach z dostawcami bierzemy pod uwagę zachowanie zgodności z zasadami sprawiedliwego i uczciwego traktowania, transparentności i uczciwości. Od dostawców oczekujemy wdrożenia polityk dotyczących etyki i przestrzegania przepisów prawa, mechanizmów antykorupcyjnych oraz inicjatyw zapewniających uczciwość biznesową, standardów bezpieczeństwa i higieny pracy, różnorodności i inkluzywności miejsca pracy, a także przestrzegania Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ i 10 zasad inicjatywy ONZ Global Compact.
Kwalifikując dostawców do współpracy, Bank weryfikuje m.in.:
W Grupie Kapitałowej nie posiadamy formalnej, odrębnej polityki zapobiegania opóźnieniom w płatnościach wobec dostawców. Nie stosujemy też standardowych terminów płatności – płatności wobec dostawców dokonywane są na podstawie ustaleń umownych lub ustawowych. Wdrożyliśmy natomiast procedury i regulacje dotyczące obiegu dokumentów księgowych oraz procedury płatnicze, które mają na celu minimalizowanie ryzyka opóźnień (por. G1.R2). W całej Grupie Kapitałowej funkcjonują elektroniczne systemy obiegu dokumentów, które wspierają szybkie i efektywne procesowanie faktur oraz innych dokumentów księgowych.
Kwestie zapobiegania korupcji opisane są w obowiązującym w całej Grupie Kapitałowej „Generalnym kodeksie postępowania”. Jego uzupełnieniem jest „Polityka przeciwdziałania łapownictwu i korupcji (ABC)”, która doprecyzowuje m.in. kwestie szkoleń w tym zakresie. Wszystkie spółki Grupy Kapitałowej działają zgodnie z zasadą „zero tolerancji dla korupcji”, a wdrożone regulacje dotyczą m.in.:
Kolejnym z elementów systemu przeciwdziałania korupcji i łapownictwa w Banku i w Santander Consumer Bank jest zbiór szczegółowych zasad precyzujących warunki przyjmowania i wręczania upominków i zaproszeń w relacjach z osobami spoza Banku, które zostały opisane w ramach „Wytycznych dotyczących upominków i zaproszeń”. Regulacja ta określa, które rodzaje upominków i zaproszeń nie mogą zostać wręczone/ przyjęte, a także jakie są zasady postępowania dla przypadków dopuszczonych,
Szkolenia dotyczące przeciwdziałania łapownictwu i korupcji są obowiązkowe dla wszystkich pracowników Grupy Kapitałowej (w tym członków Zarządu i Rady Nadzorczej). Szkolenia odbywają się online, do końca 2024 roku realizowane były w cyklach rocznych. W 2025, w celu ujednolicenia częstotliwości szkoleń ze szkoleniami z zakresu AML i sankcji, zmieniliśmy częstotliwość na docelowy model 2-letni.
Zobacz więcej
Incydenty związane z korupcją lub przekupstwem
W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 roku w Grupie Kapitałowej nie potwierdzono przypadków korupcji i/ lub łapownictwa (por. IRO: G1.I5), w porównaniu do 3 potwierdzonych przypadków w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 roku – pokazuje to, że obowiązujące w Grupie Kapitałowej procedury są skuteczne w identyfikowaniu i eliminowaniu nieprawidłowości. Nie zidentyfikowaliśmy luk w istniejących procedurach, jednak w dalszym ciągu monitorujemy ich skuteczności oraz weryfikujemy zakres szkoleń w zakresie przeciwdziałania korupcji i łapownictwu.
Nie posiadamy informacji, aby w okresie sprawozdawczym zapadły prawomocne wyroki skazujące związane z przypadkami korupcji oraz łapownictwa. Nie zostały również na Grupę Kapitałową nałożone żadne kary za naruszenie przepisów o przeciwdziałaniu korupcji i łapownictwu. Nie odnotowano również przypadków dotyczących umów z partnerami biznesowymi, które zostałyby rozwiązane lub nieodnowione ze względu na naruszenia związane z korupcją lub łapownictwem.
English